Tôi bắt đầu bằng một việc nghe rất hợp lý.

Tập đoàn có tám công ty. Mỗi công ty có số của mình. Tôi muốn làm một chỗ để tất cả các số đó gặp nhau. Trước khi làm, tôi cần biết số hiện đang nằm ở đâu.

Nên tôi đi hỏi.

Bảy bộ phận, mười một ngày. Tôi mang theo một quyển sổ và một câu hỏi duy nhất: “Khi anh chị cần biết con số này, anh chị mở cái gì ra?”

Tôi tưởng đây là câu hỏi kỹ thuật.

Bảy câu trả lời, bảy chỗ khác nhau

Điều độ ở Minh Vận có một phần mềm điều phối xe — thứ duy nhất trong bảy chỗ tôi đi qua trông giống một hệ thống thật. Nhưng trước khi trả lời tôi, anh Kiên mở thêm một thứ nữa. Một file Excel trong ổ D, tên là theo doi chuyen.xlsx. Anh nhìn file đó rồi mới nói con số.

Tôi hỏi vì sao phải mở hai chỗ.

Anh nói phần mềm ghi được chuyến đã chạy. Nó không ghi được chuyến đã điều rồi hủy, hủy rồi điều lại xe khác. Cái đó anh ghi tay.

Kế toán mở phần mềm kế toán. Rồi mở thêm một file.

Kho chỉ có Excel, không có gì khác. Nhưng anh thủ kho cũng mở hai file. Một file để in ra nộp. Một file “để anh xem cho biết”.

Chăm sóc khách hàng thì không mở gì cả. Ngân lấy điện thoại ra, cuộn nhóm chat.

Bãi cũng không mở gì hết. Ông Bảo lật quyển sổ bìa da.

Đến bộ phận thứ sáu tôi mới nhận ra mình đang không đếm hệ thống nữa.

Tôi đang đếm file.

Mười một ngày, tôi đếm được mười bốn file mà không hệ thống nào biết đến sự tồn tại của chúng.

Tôi xin xem file

Đây là chỗ tôi nghĩ mọi thứ sẽ dễ.

Tôi không đòi quyền truy cập. Tôi không nói chuyện quy trình. Tôi chỉ nói: anh chị gửi em một bản copy, để em hiểu cấu trúc, em không đụng gì cả.

Không ai gửi.

Không ai nói “không”. Đó là phần khiến tôi mất nhiều tuần mới hiểu. Mọi người đều nói vâng.

Anh Kiên nói “Để em dọn lại đã anh, file đang bừa lắm.” Ba tuần sau vẫn đang dọn.

Chị Hương nói “Vâng anh, để em gửi.” Rồi gửi một file khác — file đã được làm sạch, các cột khớp với phần mềm kế toán. Đúng cái file tôi không cần.

Anh thủ kho gửi ngay. File đầu. Cái file để in ra nộp.

Chị Loan thì tôi không hỏi. Đến lúc đó tôi đã biết là không nên hỏi.

Vì sao không ai đưa

Tôi mất một thời gian dài để hiểu chuyện này, và tôi hiểu sai ít nhất hai lần.

Lần một, tôi nghĩ họ giấu. Nghĩ có gì đó mờ ám trong file. Tôi đã nghĩ như thế thật, và bây giờ nhớ lại tôi thấy xấu hổ.

Lần hai, tôi nghĩ họ ngại. Nghĩ dọn file là việc phiền, ai chả lười. Cũng sai.

Cái tôi hiểu ra muộn hơn là thế này.

Những file đó không phải bản sao của hệ thống. Chúng là danh sách những chỗ hệ thống sai.

Anh Kiên ghi tay các chuyến điều lại — vì phần mềm không có chỗ ghi. File của anh là bằng chứng phần mềm thiếu. Nhưng nó cũng là bằng chứng anh đã làm việc bên ngoài phần mềm suốt ba năm.

Chị Hương giữ một file ghi lại những lần tên khách hàng không khớp giữa các nguồn. File đó là danh sách những lần chị sửa tay. Đưa ra, người ta sẽ không hỏi “vì sao hệ thống để lệch tên”. Người ta sẽ hỏi “vậy ba năm nay số nộp lên là số nào”.

Đưa file ra không phải là chia sẻ dữ liệu.

Đưa file ra là tự nộp một bản khai.

Chỗ tôi vẫn chưa nghĩ ra

Điều làm tôi khó chịu nhất không phải là mười bốn cái file.

Là chuyện này. Với mỗi người trong bảy bộ phận đó, file của họ là số đúng. Không phải số đúng thứ hai. Không phải số tham khảo. Là số đúng.

Cái nằm trên hệ thống, cái nộp lên, cái tôi định đi hợp nhất — với họ, đó mới là số phụ. Số để nộp.

Tôi đến để làm một chỗ cho tất cả các số gặp nhau. Nhưng số thật không nằm ở chỗ tôi tưởng. Nó nằm trong ổ D, trong một quyển sổ bìa da, trong ba trăm nhóm chat.

Và nếu tôi đưa được hết chúng lên hệ thống — nếu tôi làm được đúng cái việc tôi được thuê để làm — thì mười bốn cái file đó không biến mất.

Chúng đổi tên và mọc lại ở chỗ khác.

Vì lý do khiến chúng tồn tại không phải là hệ thống dở. Là người ta cần một chỗ để ghi những thứ không nộp được.

Tôi chưa nghĩ ra cách xây một hệ thống mà người ta không cần một cái file bỏ túi bên cạnh nó.

Tôi cũng chưa chắc là nên xây.