Tôi vẫn nhớ rõ thứ Năm đó. Không phải vì có gì đặc biệt — mà vì nó bình thường đến mức kinh khủng.
17h03 chiều, tôi đang đứng giữa quầy rau ở siêu thị, tay cầm bó cải, thì điện thoại rung. Một tin Zalo từ Hùng, lái xe 07:
“anh ơi cho em hỏi em còn mấy ngày phép nhỉ, vợ em sắp sinh”
Tôi không biết. Tôi chưa bao giờ biết chính xác ai còn bao nhiêu ngày phép — cái file Excel đó cập nhật lần cuối là… tôi cũng không nhớ nữa. Tôi gõ “để anh check rồi báo em” và bỏ bó cải vào xe, lòng đã thấy hơi nặng.
Về đến nhà, mở máy tính, lục tìm file “Phep_2025_FINAL_v3.xlsx” trong cả đống file có tên gần giống nhau. Tìm ra số ngày phép của Hùng thì đã 18h20. Rồi quên trả lời luôn, vì con đói, vợ gọi ăn cơm.
21h47, Hùng nhắn lại: “anh ơi”. Hai chữ. Không trách gì, nhưng tôi biết kiểu “anh ơi” đó. Vừa ăn xong, định nghỉ một chút mà lại phải mở máy lên.
Đó chỉ là một tin nhắn, trong một ngày rất bình thường.
Cái ngày mọi thứ vỡ trận
Thứ trở thành giọt nước tràn ly lại chẳng có gì to tát — chỉ là một thứ Sáu trước nghỉ lễ.
7h sáng, group “Điều độ - Tài xế” đã có 23 tin chưa đọc. Ba người xin nghỉ cùng lúc, ai cũng có lý do chính đáng, ai cũng nhắn riêng cho tôi qua Zalo, ai cũng mong trả lời ngay vì “mai con đi học rồi anh”.
Tôi không biết hôm đó lịch chạy có bao nhiêu chuyến. Cũng không có thời gian hỏi chị Lan — quản lý điều độ — vì chị đang ở kho, ồn quá không nghe điện thoại được.
10h, tôi duyệt nghỉ cho một anh tài xế, theo cảm tính vì thấy lý do hợp lý, mà quên hỏi xem ai chạy thay tuyến của anh ấy hôm đó.
14h, một khách hàng B2B gọi, giọng không vui chút nào: đơn hàng quan trọng trễ ba giờ, vì tuyến đó không có ai chạy.
Tôi nhớ mình đứng giữa văn phòng, điện thoại nóng trong tay, vừa xin lỗi khách vừa nhắn tới tấp cho chị Lan và vài tài xế khác xem ai rảnh, vừa tự hỏi: mình đang điều hành một công ty, hay đang làm tổng đài viên 24/7?
Tối đó tôi không ngủ được. Không phải vì đơn hàng trễ — chuyện đó rồi cũng giải quyết xong. Mà vì tôi nhận ra: nếu hôm đó có năm người xin nghỉ thay vì ba, tôi sẽ không kiểm soát được gì cả. Toàn bộ vận hành công ty đang treo lửng lơ trên khả năng tôi đọc tin nhắn đủ nhanh.
Quyết định nghe có vẻ hơi điên
Tôi bắt đầu nghĩ: việc tôi đang làm — hỏi phép còn, hỏi lịch chạy, hỏi ai rảnh thay — không phải việc cần con người ra quyết định. Nó là việc thu thập đúng thông tin, từ đúng người, đúng lúc. Quyết định cuối cùng — duyệt hay không — vẫn phải là người. Nhưng cái công đoạn chạy lăng quăng đi hỏi từng người, đó là việc máy làm được.
Tôi không định “thuê AI thay quản lý”. Cái tôi làm đơn giản hơn nhiều: cho mỗi người — kể cả chính tôi — một trợ lý riêng. Trợ lý của Hùng chỉ biết phần của Hùng: phép còn bao nhiêu, đang chạy tuyến nào. Trợ lý của chị Lan biết phần của chị: lịch vận hành hôm đó, ai đang rảnh, ai đang bận. Không ai nhìn thấy hết dữ liệu của người khác — mỗi trợ lý chỉ “biết” đúng phần việc của chủ nó.
Cái thật sự gỡ được nút thắt nằm ở chỗ khác: những trợ lý này nói chuyện trực tiếp với nhau, không cần đợi tôi làm cầu nối. Cứ hình dung mỗi phòng ban có một thư ký riêng — khi thư ký phòng A cần xác nhận gì từ phòng B, hai người tự trao đổi với nhau, tự gom đủ thông tin, rồi mới mang một bản tóm tắt gọn gàng lên trình sếp. Sếp không phải chạy đi hỏi từng phòng nữa, chỉ cần đọc bản đã gom sẵn và ra quyết định.
Phần tôi giữ lại — và nhất quyết không giao cho máy — là ai duyệt. Đó vẫn phải là người. AI chỉ làm phần “chạy việc”: đi hỏi, đi xác minh, đi gom thông tin từ nhiều phía — đúng cái phần ngốn 90% thời gian của tôi trước đây mà chẳng đóng góp gì cho quyết định cuối cùng.
Mất vài tuần dựng, rồi một buổi sáng, mọi thứ thay đổi mà ban đầu tôi cũng chẳng để ý.
Buổi sáng không ai gọi tôi
10h15. Hùng nhắn: “mình xin nghỉ phép ngày 15/7, lý do việc nhà”.
Trợ lý của Hùng tự kiểm tra phép còn, tự gửi đơn cho chị Lan. Trợ lý của chị Lan tự kiểm tra lịch chạy hôm đó, phát hiện 15/7 là ngày cao điểm, và tự nhắn lại hỏi Hùng đã nhờ ai chạy thay chưa.
Hùng trả lời: nhờ Tùng, xe 09, rồi — Tùng đồng ý rồi.
10h16, chị Lan nhận được đúng một tin — không phải năm sáu tin rời rạc mà tôi từng phải tự ghép lại trong đầu — mà là một bản tóm tắt đầy đủ: ai xin nghỉ, ngày nào, lịch hôm đó ra sao, ai chạy thay, đã xác nhận chưa. Chị bấm “duyệt”.
10h17, Hùng nhận thông báo đơn được duyệt. Phép trừ tự động. Lịch chạy cập nhật tự động.
Tôi không nhận một tin nhắn nào trong suốt quá trình đó.
Tôi nhớ mình ngồi nhìn màn hình, chờ tiếng “ting” quen thuộc — cái tiếng từng làm tôi giật mình mỗi hai chục phút — mà không thấy đâu. Cảm giác đó lạ lắm. Không phải vui sướng gì to tát. Chỉ là… yên.
Cái được, cái mất, và điều tôi học
Tôi không viết bài này để nói AI giải quyết hết mọi thứ. Vẫn có hôm trợ lý hiểu sai ý, vẫn có lúc tôi phải ngồi xuống sửa lại “luật” cho đúng. Nhưng cái thay đổi lớn nhất không phải tốc độ — mà là tôi không còn là điểm nghẽn duy nhất của mọi quyết định nhỏ trong công ty.
Chị Lan vẫn là người duyệt nghỉ phép. Tôi không lấy quyền đó khỏi chị. Cái tôi lấy đi là phần chị phải tự đi hỏi, tự nhớ, tự ghép thông tin — phần việc nhàm chán, dễ sai, và ngốn hết năng lượng của một ngày làm việc.
Giờ mỗi lần có ai nhắn “anh ơi cho em hỏi…”, tôi không còn thấy nặng ngực như trước. Vì tôi biết câu hỏi đó sẽ đến đúng nơi cần đến, không cần qua tôi.
Và tối nay, tôi sẽ ăn hết bó cải đó mà không bị gián đoạn giữa chừng.